Případová studie · Jednotlivec nebo firma se zakázkami
Firma, ve které se všechno dá najít.
Interní systém pro jednotlivce i firmu, která řeší hodně zakázek najednou. Vede celou cestu od prvního oslovení klienta přes nabídku, zakázku a fakturu až po přehled, kolik firma vydělává. Stejný systém používáme každý den sami ve Wetrixo, proto víme, že funguje v běžné práci, nejen na papíře.
- Systém na míru
- AI asistent
- Faktury a platby
- Přehledy a CSV
- Zálohy a archiv
Problém
Soubory ve Staženích, podklady v mailu, faktura jinde a stav zakázky v hlavě. Nikdo neví, komu je dnes potřeba zavolat, a obchody se ztrácejí jen proto, že se zapomnělo na další krok. Platby se párují s fakturami ručně, a kolik firma opravdu vydělává a jaká je skutečná hodinová sazba, se ukáže až u účetní. Když se klient po půl roce ozve, hledání podkladů trvá déle než samotná práce.
Co jsme udělali
- Přehled dne: úkoly na dnešek, co je po termínu, s kým začít, zítřejší schůzky a časová osa dne
- Pipeline obchodů po fázích (nový, čekám, komunikujeme, schůzka, nabídka), obchod bez dalšího kroku nebo po termínu svítí červeně
- U každého obchodu hodnota, další krok s datem, zdroj klienta (doporučení, Google Maps, Instagram, web) a kolikrát byl osloven
- Karta nového klienta s AI: proč ho oslovit právě teď, odkud jsou informace, co říct do telefonu a připravený e-mail
- Zápis hovoru, e-mailu, poznámky i práce (hodiny, fotky, soubory) přímo ke klientovi a obchodu
- Historie klienta na jedné ose: komunikace, práce a peníze, k tomu kontakt s IČO a DIČ a návrhy se schválením
- Zakázky s kódem typ-rok-číslo (např. WEB-2026-014), složkou na disku, stavem, termínem, cenou a zaplacenou částkou
- Faktury, zálohy i platby se automaticky připíšou ke správnému klientovi a zakázce, není třeba je párovat ručně
- Finanční přehled: co čeká na platbu, co je po splatnosti, tržby za měsíc a rok a termíny na nejbližší tři týdny
- Přehledy za zvolené období: vyděláno bez DPH i s DPH, úspěšnost obchodů, dny do zaplacení, reálná hodinová sazba a export do CSV
- Další části: kampaně, odkud přicházejí klienti, spící klienti, paušály a nákupy
- Automatické zálohy na externí disk ve třech kopiích a archivace hotových zakázek, stav zálohy je vidět přímo v systému
Jak systém funguje
Snímky jsou ze skutečného systému. Jména, firmy, kontakty a všechna čísla jsme nahradili smyšlenými, abychom neukázali údaje klientů ani skutečné tržby.
Ráno je jasné, čím začít
Přehled dne ukáže, kolik úkolů čeká, co je po termínu a s kým začít. Nahoře připomene zítřejší schůzku, pod tím je časová osa dne od 8:00 do 18:00 a vedle obchody, u kterých se zapomnělo na další krok. Klientovi se dá zavolat nebo napsat jedním klikem.
Každý obchod má svou fázi
Obchody jsou ve sloupcích podle fáze: nový, čekám, komunikujeme, schůzka a nabídka. Červený okraj znamená, že další krok chybí nebo je po termínu. U každého obchodu je hodnota, další krok s datem, odkud klient přišel a kolikrát byl osloven. Nahoře je součet obchodů ve hře a úspěšnost za posledních 60 dní.
Proč oslovit právě jeho
U nového kontaktu systém s pomocí AI shrne, proč ho oslovit právě teď, odkud informace pocházejí (recenze, web firmy) a co mu říct do telefonu. Text se dá zkopírovat a e-mail připraví AI. K tomu vlastní poznámky, odhad, kolik může klient přinést měsíčně, a tlačítka na zakázku, fakturu i hotovost.
Celá historie klienta na jednom místě
Hovor, e-mail i poznámka se zapíšou ke klientovi a ke konkrétnímu obchodu, stejně jako odpracované hodiny, fotky a soubory. Historie ukáže komunikaci, práci a peníze v jednom pořadí: hovor, začátek zakázky, fakturu se zálohou i přijatou platbu. Vedle je kontakt s IČO a DIČ, návrhy se schválením a všechny faktury s jejich stavem.
Zakázky s kódem, který je všude
Každá zakázka má kód typ-rok-číslo, například WEB-2026-014, svou složku na disku, faktury a historii práce. V seznamu je stav, termín, cena a kolik je už zaplaceno, rozdělené na rozpracované, poptávky a nabídky, předané, uzavřené a ty, které nevyšly. Nahoře je vidět, kolik zakázek běží, jestli něco mešká a kolik ještě zbývá vyfakturovat.
Peníze bez hledání v účetnictví
Co čeká na platbu, co je po splatnosti a kolik je v otevřených obchodech. Tržby za měsíc s porovnáním s předchozím a za celý rok, z faktur i hotovosti. Pod tím termíny zakázek na nejbližší tři týdny a graf tržeb za 12 měsíců.
Jak jde byznys za zvolené období
Vyděláno bez DPH i s DPH, úspěšnost obchodů, za kolik dní klienti platí a průměrný vyhraný obchod. Z odpracovaných hodin systém vypočítá reálnou hodinovou sazbu. Tržby po měsících porovná se stejně dlouhým obdobím předtím a dají se stáhnout do CSV.
Pro vaši firmu
Chcete něco podobného i u vás?
Napište, co potřebujete vyřešit, nebo si rovnou rezervujte úvodní hovor (slovensky nebo anglicky). Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru, zdarma.
