Fallstudie · Selbstständige oder Firmen mit Aufträgen
Ein Betrieb, in dem man alles wiederfindet.
Ein internes System für Selbstständige und Firmen mit vielen Aufträgen gleichzeitig. Es begleitet den ganzen Weg vom ersten Kontakt über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zur Übersicht, wie viel das Unternehmen verdient. Wir nutzen dasselbe System jeden Tag selbst bei Wetrixo und wissen daher, dass es im Alltag funktioniert, nicht nur auf dem Papier.
- System nach Maß
- KI-Assistent
- Rechnungen und Zahlungen
- Berichte und CSV
- Backups und Archiv
Problem
Dateien im Download-Ordner, Unterlagen im Postfach, die Rechnung woanders und der Auftragsstatus im Kopf. Niemand weiß, wen man heute anrufen muss, und Geschäfte gehen verloren, nur weil der nächste Schritt vergessen wurde. Zahlungen werden von Hand den Rechnungen zugeordnet, und was das Unternehmen wirklich verdient und wie hoch der echte Stundensatz ist, zeigt sich erst beim Steuerberater. Meldet sich ein Kunde nach einem halben Jahr, dauert die Suche nach Unterlagen länger als die Arbeit selbst.
Was wir gemacht haben
- Tagesübersicht: Aufgaben für heute, Überfälliges, womit man beginnt, Termine von morgen und eine Zeitleiste des Tages
- Pipeline nach Phasen (neu, warte, im Gespräch, Termin, Angebot); Geschäfte ohne nächsten Schritt oder überfällige sind rot markiert
- Bei jedem Geschäft Wert, nächster Schritt mit Datum, Kundenquelle (Empfehlung, Google Maps, Instagram, Website) und wie oft kontaktiert wurde
- Karte für neue Kunden mit KI: warum jetzt ansprechen, woher die Informationen stammen, was man am Telefon sagt, und eine fertige E-Mail
- Anrufe, E-Mails, Notizen und Arbeit (Stunden, Fotos, Dateien) direkt beim Kunden und Geschäft erfasst
- Kundenhistorie auf einer Zeitachse: Kommunikation, Arbeit und Geld, dazu Kontakt mit Firmen- und Steuernummer und Entwürfe mit Freigabe
- Aufträge mit Code Typ-Jahr-Nummer (z. B. WEB-2026-014), Ordner auf dem Laufwerk, Status, Termin, Preis und bezahltem Betrag
- Rechnungen, Anzahlungen und Zahlungen werden automatisch dem richtigen Kunden und Auftrag zugeordnet, ohne manuelles Abgleichen
- Finanzübersicht: offene Zahlungen, Überfälliges, Monats- und Jahresumsatz und Termine der nächsten drei Wochen
- Berichte für jeden Zeitraum: Verdienst ohne und mit MwSt., Erfolgsquote, Tage bis zur Zahlung, echter Stundensatz und CSV-Export
- Weitere Bereiche: Kampagnen, Herkunft der Kunden, ruhende Kunden, Pauschalen und Einkäufe
- Automatische Sicherung auf eine externe Festplatte in drei Kopien und Archivierung fertiger Aufträge, der Sicherungsstatus steht direkt im System
So funktioniert das System
Die Screenshots stammen aus dem echten System. Namen, Firmen, Kontakte und alle Zahlen haben wir durch erfundene ersetzt, damit keine Kundendaten und keine echten Umsätze zu sehen sind.
Morgens ist klar, womit man anfängt
Die Tagesübersicht zeigt, wie viele Aufgaben warten, was überfällig ist und mit wem man beginnt. Oben erinnert sie an den Termin von morgen, darunter liegt eine Zeitleiste von 8:00 bis 18:00 Uhr und daneben Geschäfte, bei denen der nächste Schritt vergessen wurde. Kunden lassen sich mit einem Klick anrufen oder anschreiben.
Jedes Geschäft hat seine Phase
Geschäfte stehen in Spalten nach Phase: neu, warte, im Gespräch, Termin und Angebot. Ein roter Rand bedeutet, dass der nächste Schritt fehlt oder überfällig ist. Jedes Geschäft zeigt Wert, nächsten Schritt mit Datum, Herkunft des Kunden und wie oft er kontaktiert wurde. Oben stehen die Summe im Spiel und die Erfolgsquote der letzten 60 Tage.
Warum gerade diesen Kunden ansprechen
Bei einem neuen Kontakt fasst das System mit KI zusammen, warum man ihn jetzt anspricht, woher die Informationen stammen (Bewertungen, Firmenwebsite) und was man am Telefon sagt. Der Text lässt sich kopieren, die E-Mail entwirft die KI. Dazu eigene Notizen, eine Schätzung des Monatswerts und Buttons für Auftrag, Rechnung und Barzahlung.
Die ganze Kundenhistorie an einem Ort
Anrufe, E-Mails und Notizen werden beim Kunden und beim konkreten Geschäft erfasst, ebenso Arbeitsstunden, Fotos und Dateien. Die Historie zeigt Kommunikation, Arbeit und Geld in einer Reihenfolge: Anruf, Auftragsbeginn, Anzahlungsrechnung und eingegangene Zahlung. Daneben Kontakt mit Firmen- und Steuernummer, Entwürfe mit Freigabe und alle Rechnungen mit Status.
Aufträge mit einem Code, der überall steht
Jeder Auftrag hat einen Code Typ-Jahr-Nummer wie WEB-2026-014, einen eigenen Ordner auf dem Laufwerk, Rechnungen und eine Arbeitshistorie. Die Liste zeigt Status, Termin, Preis und bereits Bezahltes, aufgeteilt in laufend, Anfragen und Angebote, übergeben, abgeschlossen und nicht zustande gekommen. Oben: wie viele Aufträge laufen, ob etwas verspätet ist und was noch zu fakturieren bleibt.
Geld im Blick ohne Suche in der Buchhaltung
Was auf Zahlung wartet, was überfällig ist und wie viel in offenen Geschäften steckt. Umsatz des Monats im Vergleich zum Vormonat und für das ganze Jahr, aus Rechnungen und Barzahlungen. Darunter Auftragstermine der nächsten drei Wochen und ein Umsatzdiagramm über 12 Monate.
Wie das Geschäft im gewählten Zeitraum läuft
Verdient ohne und mit MwSt., Erfolgsquote, nach wie vielen Tagen Kunden zahlen und der durchschnittlich gewonnene Auftrag. Aus den erfassten Stunden berechnet das System den echten Stundensatz. Die Monatsumsätze vergleicht es mit einem gleich langen Zeitraum davor, Export als CSV.
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