Prípadová štúdia · Jednotlivec alebo firma so zákazkami

Firma, v ktorej sa všetko dá nájsť.

Interný systém pre jednotlivca aj firmu, ktorá rieši veľa zákaziek naraz. Vedie celú cestu od prvého oslovenia klienta cez ponuku, zákazku a faktúru až po prehľad, koľko firma zarába. Rovnaký systém používame každý deň sami vo Wetrixo, preto vieme, že funguje v bežnej práci, nielen na papieri.

Systém na mieru
AI asistent
Faktúry a platby
Prehľady a CSV
Zálohy a archív

Všetky prípadové štúdie

Interný systém na monitore: prehľad dňa s úlohami, úlohami po termíne, tržbami, faktúrami na zaplatenie a časovou osou dňa — Ukážka s vymyslenými údajmi: mená, firmy a čísla nie sú skutočné.

Problém

Súbory v Stiahnutých, podklady v maili, faktúra inde a stav zákazky v hlave. Nikto nevie, komu treba dnes zavolať, a obchody sa strácajú len preto, že sa zabudlo na ďalší krok. Platby sa párujú s faktúrami ručne, a koľko firma naozaj zarába a aká je skutočná hodinová sadzba, sa ukáže až u účtovníčky. Keď sa klient po pol roku ozve, hľadanie podkladov trvá dlhšie ako samotná práca.

Čo sme spravili

Prehľad dňa: úlohy na dnes, čo je po termíne, s kým začať, zajtrajšie stretnutia a časová os dňa
Pipeline obchodov po fázach (nový, čakám, komunikujeme, stretnutie, ponuka), obchod bez ďalšieho kroku alebo po termíne svieti na červeno
Pri každom obchode hodnota, ďalší krok s dátumom, zdroj klienta (odporúčanie, Google Maps, Instagram, web) a koľkokrát bol oslovený
Karta nového klienta s AI: prečo ho osloviť práve teraz, odkiaľ sú informácie, čo povedať do telefónu a pripravený e-mail
Zápis hovoru, e-mailu, poznámky aj práce (hodiny, fotky, súbory) priamo ku klientovi a obchodu
História klienta na jednej osi: komunikácia, práca a peniaze, k tomu kontakt s IČO a DIČ a návrhy so schválením
Zákazky s kódom typ-rok-číslo (napr. WEB-2026-014), priečinkom na disku, stavom, termínom, cenou a zaplatenou sumou
Faktúry, zálohy aj platby sa automaticky pripíšu k správnemu klientovi a zákazke, netreba ich párovať ručne
Finančný prehľad: čo čaká na platbu, čo je po splatnosti, tržby za mesiac a rok a termíny na najbližšie tri týždne
Prehľady za zvolené obdobie: zarobené bez DPH aj s DPH, úspešnosť obchodov, dni do zaplatenia, reálna hodinová sadzba a export do CSV
Ďalšie časti: kampane, odkiaľ prichádzajú klienti, spiaci klienti, paušály a nákupy
Automatické zálohy na externý disk v troch kópiách a archivácia hotových zákaziek, stav zálohy je vidieť priamo v systéme

Ako systém funguje

Snímky sú zo skutočného systému. Mená, firmy, kontakty a všetky čísla sme nahradili vymyslenými, aby sme neukázali údaje klientov ani skutočné tržby.

Ráno je jasné, čím začať
Prehľad dňa ukáže, koľko úloh čaká, čo je po termíne a s kým začať. Hore pripomenie zajtrajšie stretnutie, pod tým je časová os dňa od 8:00 do 18:00 a vedľa obchody, pri ktorých sa zabudlo na ďalší krok. Klientovi sa dá zavolať alebo napísať jedným klikom.
Každý obchod má svoju fázu
Obchody sú v stĺpcoch podľa fázy: nový, čakám, komunikujeme, stretnutie a ponuka. Červený okraj znamená, že ďalší krok chýba alebo je po termíne. Pri každom obchode je hodnota, ďalší krok s dátumom, odkiaľ klient prišiel a koľkokrát bol oslovený. Hore je súčet obchodov v hre a úspešnosť za posledných 60 dní.
Prečo osloviť práve jeho
Pri novom kontakte systém s pomocou AI zhrnie, prečo ho osloviť práve teraz, odkiaľ informácie pochádzajú (recenzie, web firmy) a čo mu povedať do telefónu. Text sa dá skopírovať a e-mail pripraví AI. K tomu vlastné poznámky, odhad, koľko môže klient priniesť mesačne, a tlačidlá na zákazku, faktúru aj hotovosť.
Celá história klienta na jednom mieste
Hovor, e-mail aj poznámka sa zapíšu ku klientovi a ku konkrétnemu obchodu, rovnako odpracované hodiny, fotky a súbory. História ukáže komunikáciu, prácu a peniaze v jednom poradí: hovor, začiatok zákazky, faktúru so zálohou aj prijatú platbu. Vedľa je kontakt s IČO a DIČ, návrhy so schválením a všetky faktúry s ich stavom.
Zákazky s kódom, ktorý je všade
Každá zákazka má kód typ-rok-číslo, napríklad WEB-2026-014, svoj priečinok na disku, faktúry a históriu práce. V zozname je stav, termín, cena a koľko je už zaplatené, rozdelené na rozpracované, dopyty a ponuky, odovzdané, uzavreté a tie, ktoré nevyšli. Hore vidno, koľko zákaziek beží, či niečo mešká a koľko ešte zostáva vyfakturovať.
Peniaze bez hľadania v účtovníctve
Čo čaká na platbu, čo je po splatnosti a koľko je v otvorených obchodoch. Tržby za mesiac s porovnaním s predchádzajúcim a za celý rok, z faktúr aj hotovosti. Pod tým termíny zákaziek na najbližšie tri týždne a graf tržieb za 12 mesiacov.
Ako ide biznis za zvolené obdobie
Zarobené bez DPH aj s DPH, úspešnosť obchodov, za koľko dní klienti platia a priemerný vyhratý obchod. Z odpracovaných hodín systém vypočíta reálnu hodinovú sadzbu. Tržby po mesiacoch porovná s rovnako dlhým obdobím predtým a dajú sa stiahnuť do CSV.