Klientská zóna na míru: Ať si klient stav zakázky najde sám a vy se můžete věnovat práci.
Klientská zóna na míru je místo s přihlášením, kde si klient sám najde stav zakázky, dokumenty a faktury. Vyplatí se, když vám dokola chodí stejné dotazy a přeposíláte stejné přílohy.
- Každý klient vidí jen to své
- Návrh obrazovek odsouhlasíte před vývojem
- Data i přístupy jsou vaše
„Jak to vypadá?“ už nebude věta dne.
Co v zóně bude a co běží na pozadí.
Stav zakázky
Klient vidí, v jaké fázi zakázka je, a nemusí kvůli tomu volat ani psát.
Dokumenty u zakázky
Smlouvy, podklady a výstupy jsou u konkrétní zakázky, ne rozeseté po e-mailech.
Faktury
Klient si faktury najde sám a vy je nemusíte posílat znovu.
Role a přístupy
Klient vidí jen své údaje a váš tým jen to, co potřebuje ke své práci.
Propojení s vašimi nástroji
Údaje bereme z fakturace, e-mailu nebo Google Workspace, pokud to daný nástroj umožňuje, abyste je nezadávali dvakrát.
Šifrování a zálohy
Šifrované spojení a zálohy jsou součástí návrhu, ne dodatečná úprava.
Co by v zóně hledal váš klient.
Stavební firma
Investor vidí, kam rekonstrukce pokročila, a má po ruce smlouvu i faktury.
Účetní a poradci
Klient si najde vystavené faktury a dokumenty ke své firmě, místo aby o ně žádal e-mailem.
Autoservis nebo servis techniky
Zákazník vidí, jestli je auto přijaté, opravené, nebo připravené k vyzvednutí, a nemusí kvůli tomu telefonovat.
Agentura nebo studio
Klient s několika zakázkami najednou má podklady, výstupy a faktury ke každé zvlášť.
Zóna s přihlášením, nebo e-mail a sdílený disk?
| Klientská zóna | E-mail a sdílená složka | |
|---|---|---|
| Dotaz na stav | Klient si ho najde sám, kdy potřebuje. | Napíše nebo zavolá a někdo mu musí odpovědět. |
| Dokumenty | U konkrétní zakázky, na jednom místě. | V přílohách a složkách, které se časem rozcházejí. |
| Faktury | Pohromadě, klient si je najde sám. | Hledá je ve schránce, nebo vás požádá o kopii. |
| Přístupy | Každý se přihlašuje sám a vidí jen své. | Odkaz na složku může kdokoli poslat dál. |
| Když kolega chybí | Stav i podklady jsou v systému pro každého, kdo k nim má přístup. | Část věcí zůstane v jeho schránce. |
| Spuštění | Návrh a vývoj, přesný termín najdete v nabídce. | Hned, nic nového nepotřebujete. |
| Náklady | Vývoj a případná údržba. | Skoro žádné navíc, platíte časem lidí. |
Sdílená složka není špatné řešení. Brzdit začne teprve tehdy, když je klientů a zakázek tolik, že se v tom ztrácíte vy i oni.
Zóna je jen tak dobrá, jak dobrá jsou data za ní.
Nejčastější chyba je udělat ze zóny další místo, které musí někdo ručně plnit. Za měsíc v ní visí starý stav a klient znovu volá. Proto nejdřív zjišťujeme, kde údaje dnes vznikají. Pokud stav zakázky vedete v interním systému, zóna ho jen ukáže. Pokud ho máte v tabulkách, uklidíme je a přeneseme. Nástroj s rozhraním (API) napojíme. Jestli ho ten váš má, ověříme ještě v nabídce.
U rolí nestačí rozdělit lidi na klienta a administrátora. Ve firmě klienta může vedení vidět faktury a technik jen zakázku, u vás zase obchodník nemusí vidět všechno, co vidí účetní. Kdo co vidí a smí měnit, řešíme už při návrhu obrazovek, ne až na konci.
Veřejnou ukázku klientské zóny tady neuvádíme. Místo ní dostanete návrh obrazovek pro vaši firmu a odsouhlasíte ho dřív, než začneme s vývojem.
U pár klientů vám stačí e-mail.
Vyplatí se, když
- Každý den odpovídáte na dotazy, v jakém stavu je zakázka.
- Jeden klient má několik zakázek najednou a dokumenty se mu pletou.
- Faktury a dokumenty posíláte opakovaně, protože je klienti nemohou najít.
- Když kolega chybí, nikdo jiný neumí klientovi říct, jak to vypadá.
Nepotřebujete ji, když
- Máte pár klientů a s každým jste v kontaktu. Pak stačí e-mail a sdílená složka.
- Děláte jednorázové drobné zakázky a druhé přihlášení by nikdy nepřišlo. Stačí potvrzení e-mailem.
- Váš fakturační nebo projektový nástroj už klientský přístup nabízí a vám to stačí.
- Vaši klienti radši volají a přihlašovat se nebudou. Zóna by stála peníze a nikdo by ji neotevřel.
Od prvního dotazu po první přihlášení klienta.
- 01
Zjistíme, na co se klienti ptají
Projdeme dotazy, které dnes řešíte telefonem a e-mailem, a podíváme se, kde vznikají údaje potřebné k odpovědi.
- 02
Návrh obrazovek a rolí
Dostanete návrh obrazovek, rozsah a cenu, takže před vývojem víte, kdo co uvidí a kolik to bude stát.
- 03
První část a propojení
Nejdřív spustíme to, co klienti chtějí vědět nejčastěji, a další části přidáváme postupně.
- 04
Přenos dat a spuštění
Pomůžeme s přenosem dat, ukážeme vašemu týmu, jak se zónou pracovat, a dál ji udržujeme a rozšiřujeme podle potřeby.
Na co se ptáte před začátkem.
Co všechno může klient v zóně dělat?
Základem je najít si stav zakázky, dokumenty a faktury. Další kroky, třeba poslání podkladů nebo schválení dokumentu, doplníme, pokud je váš postup potřebuje. V nabídce uvidíte, co je v rozsahu.
Musíme mít nejdřív interní systém?
Ne. Zóna může brát údaje z toho, co používáte, pokud to má rozhraní (API), nebo z tabulek, které uklidíme a přeneseme. Interní systém má smysl až tehdy, když zakázky pohromadě potřebuje i váš tým.
Kdo uvidí dokumenty našich klientů?
Jen ten, komu to nastavíte: klient své zakázky, váš tým podle své role. Spojení je šifrované a data se zálohují. Jak zacházet s osobními údaji, si ověřte se svým právním poradcem.
Co když to klienti nebudou používat?
To je skutečné riziko, proto začínáme tím, co chtějí vědět nejčastěji. Když se zóna ujme, přidáváme další části. Když z rozhovoru vyjde, že vaši klienti radši volají, řekneme vám to dřív, než zaplatíte vývoj.
Na čem závisí cena klientské zóny?
Na počtu obrazovek a rolí, na propojeních a na přenosu dat. Začít se dá i menší první verzí. Cenu dostanete písemně předem a doplatek platíte až po předání.
Jsme z Česka. Jak spolupráce probíhá?
Online přes Google Meet, osobně se potkáme jen v Bratislavě. Hovory vedeme slovensky nebo anglicky.
Mohlo by vás zajímat i.
Další krok
Napište nám, na co se vás klienti ptají nejčastěji.
Z toho nejrychleji poznáme, co má v zóně být a jestli ji vůbec potřebujete. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.