Automatické párování plateb a faktur: Výpis z banky už nemusíte procházet řádek po řádku.
Automatické párování plateb a faktur znamená, že se každý nový pohyb na účtu porovná s neuhrazenými fakturami a když sedí variabilní symbol a částka, faktura se sama označí jako zaplacená. Co nesedí, skončí v seznamu ke kontrole.
- Nesrovnalosti řeší člověk, ne odhad
- Naostro až po testu na reálných případech
- Upozornění, když některý krok selže
Výpis z banky čtu i v neděli a nestěžuju si.
Místo slibů hotová práce.
Projekty, které k této službě sedí. Každý si můžete otevřít.
Co po nastavení poběží samo.
Automatizace faktur
Po zaplacení objednávky se faktura vystaví a odejde klientovi e-mailem, bez přepisování do dalšího programu.
Načítání pohybů z účtu
Nové platby se načítají přes rozhraní banky, pokud ho máte k dispozici, jinak z exportu výpisu.
Propojení plateb s fakturami
Každá platba se porovná s neuhrazenými fakturami podle variabilního symbolu, částky a odesílatele.
Seznam ke kontrole
Přeplatky, nedoplatky a platby bez symbolu najdete na jednom místě, takže se ve výpisu neztratí.
Přehled neuhrazených faktur
U každého klienta vidíte, co zaplatil a co dluží, včetně faktur po splatnosti.
Podklady pro účetní
Doklady se ukládají tam, kde je účetní potřebuje, takže je nemusíte na konci měsíce shánět.
Co se stane, když přijde platba.
Faktura má symbol
Párování začíná už při vystavení. Každá faktura potřebuje jednoznačný variabilní symbol, obvykle své číslo, jinak není podle čeho hledat.
Načte se pohyb
Automatizace v pravidelných intervalech načítá nové pohyby na účtu. Pokud banka rozhraní nenabízí, pracuje se s exportem výpisu a párování proběhne až po jeho nahrání.
Hledá se shoda
Nejdřív variabilní symbol, potom částka, nakonec odesílatel. Pořadí i tolerance nastavíme podle toho, jak vám klienti skutečně platí.
Sedí, nebo nesedí
Když všechno sedí, faktura se označí jako zaplacená a připíše se ke správnému klientovi a zakázce. Jinak platba skončí v seznamu ke kontrole a faktura zůstane otevřená.
Po splatnosti
Neuhrazené faktury uvidíte v přehledu. Upomínka může odejít sama, nebo až po vašem schválení.
Párování samo, nebo ručně podle výpisu?
| Automatické párování | Ruční kontrola výpisu | |
|---|---|---|
| Kolik je s tím práce | Člověk řeší jen nesrovnalosti. | Někdo prochází každý řádek výpisu. |
| Jedna platba za víc faktur | Skončí v seznamu ke kontrole, nebo se rozdělí podle domluveného pravidla. | Rozpočítává se ručně a snadno se v tom udělá chyba. |
| Špatný symbol | Platba se neztratí a čeká na rozhodnutí. | Dohledává se podle jména a částky, někdy i telefonem. |
| Přehled o dlužnících | Aktuální po každém načtení plateb. | Jen tak čerstvý, jak často někdo výpis zkontroluje. |
| Dovolená nebo nemoc | Pravidla jsou popsaná a párování běží dál. | Kontrola čeká, dokud se ten člověk nevrátí. |
| Počáteční náklady | Nastavení, testování a případně poplatek za nástroj. | Žádné, platíte časem lidí. |
Jde o obecné srovnání. Když máte pár faktur měsíčně, ruční kontrola je v pořádku a automatizace se vám nemusí vrátit.
Automatické párování nepotřebuje každá firma.
Vyplatí se, když
- Kontrola výpisu zabere tolik času, že se odkládá a o zaplacení víte pozdě.
- Faktury vznikají v e-shopu nebo jiném systému a stav platby se přepisuje ručně.
- Klienti platí zálohy a doplatky a potřebujete vidět stav celé zakázky, ne jen jedné faktury.
- Upomínky odcházejí pozdě, protože se seznam dlužníků skládá ručně.
Stačí méně, když
- Vystavujete jen pár faktur měsíčně a výpis projdete u kávy.
- Váš fakturační program párování s bankou umí. Stačí ho zapnout, další propojení nepotřebujete.
- Většina zákazníků platí kartou přes platební bránu a e-shop si zaplacené objednávky eviduje sám.
- Každá faktura má jiný formát symbolu, nebo žádný. Nejdřív sjednoťte číslování, jinak se párování bude pořád zastavovat.
Takhle to běží i u nás.
V interním systému, který ve Wetrixo sami každý den používáme, se faktury, zálohy i platby automaticky připíšou ke správnému klientovi a zakázce. U každého klienta je vidět, co zaplatil a co dluží, a finanční přehled ukazuje, co čeká na platbu a co je po splatnosti.
Neříkáme, že stejné řešení potřebujete i vy. Interní systém dává smysl, když chcete mít zakázky, klienty a peníze na jednom místě. Pokud vám jde jen o párování, obvykle stačí propojit to, co už používáte: fakturační program, banku a e-mail. Napojíme systém, který používáte, pokud má rozhraní (API), a ověříme to ještě v nabídce.
Jak se to u vás rozjede.
- 01
Ukázka na obrazovce
Jednou nám ukážete, kde vám vznikají faktury a jak dnes kontrolujete platby.
- 02
Pravidla a nástroj
Sepíšeme pravidla párování i výjimky a zvolíme n8n, Make, Zapier nebo vlastní kód podle toho, co bude pro vás spolehlivější a levnější na provoz.
- 03
Test na starých výpisech
Automatizaci pustíme na skutečných platbách z minulých měsíců a výsledek porovnáme s tím, jak je spárovali lidé.
- 04
Spuštění a dohled
Naostro ji spouštíme až po testu a každý běh má záznam i upozornění při chybě.
Na co se ptáte před začátkem.
Podle čeho se platba spáruje s fakturou?
Podle variabilního symbolu, částky a odesílatele. Když sedí, faktura je zaplacená. Když klient poslal jinou částku nebo symbol zapomněl, platba čeká na kontrolu člověkem.
Co když klient zaplatí víc faktur jednou platbou?
Platba skončí v seznamu ke kontrole. Pokud odpovídá součtu otevřených faktur stejného klienta, lze ji navrhnout k rozdělení, potvrzuje ji ale člověk. Přesné pravidlo nastavíme podle vašich plateb.
Umíte se napojit na naši banku a fakturační program?
Pokud mají rozhraní (API), obvykle ano, a ověříme to ještě v nabídce. Bez rozhraní často stačí export výpisu nebo faktur, jen párování neproběhne hned po připsání platby.
Nahradí to účetní?
Ne. Odpadne hledání plateb a přepisování, účtování a daně zůstávají, kde byly. Kdo je má na starost, dostane navíc podklady pohromadě a včas.
Na čem závisí cena párování plateb?
Na počtu kroků a aplikací, výjimkách, objemu dat a na tom, zda chcete po spuštění i dohled. Poplatky za nástroj platíte přímo poskytovateli. Cenu dostanete písemně předem.
Jak probíhá spolupráce s firmou z Česka?
Online přes Google Meet, osobně se můžeme potkat v Bratislavě. Hovory vedeme slovensky nebo anglicky.
Mohlo by vás zajímat i.
Další krok
Kolik plateb jste tento měsíc dohledávali ručně?
Napište nám, kde vám faktury vznikají a jak dnes kontrolujete platby. Řekneme vám, co se vyplatí automatizovat, i když vyjde, že stačí funkce v programu, který už máte. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.
Chcete to probrat hned?Rezervujte si bezplatný 30minutový hovor (slovensky nebo anglicky)