Interní systém na míru pro firmy se zakázkami: Stav zakázky nepatří do něčí hlavy.
Interní systém na míru je firemní aplikace pro evidenci zakázek, klientů a faktur, kterou stavíme podle toho, jak u vás práce opravdu probíhá. Vyplatí se tam, kde se zakázky ztrácejí mezi Excelem, e-maily a složkami a hotový program vás nutí měnit zaběhnutý postup.
- Stejný systém sami denně používáme
- Spouštíme po částech, ne po roce
- Data i přístupy jsou vaše
Zakázka v hlavě kolegy není evidence zakázek.
Místo slibů hotová práce.
Projekty, které k této službě sedí. Každý si můžete otevřít.
Co se dá v systému evidovat a hlídat.
Evidence zakázek s kódem
Každá zakázka má kód jako WEB-2026-014, složku na disku, stav, termín, cenu a zaplacenou částku.
Klient a celá jeho historie
Komunikace, práce a peníze leží u klienta na jedné časové ose, takže po půl roce nic nehledáte.
Zápis práce na jednom místě
Hodiny, fotky i soubory zapíšete rovnou ke klientovi a k obchodu.
Faktury a platby bez párování
Faktury, zálohy i platby se samy připíšou ke správnému klientovi a zakázce.
Obchody, na které se nezapomene
Každý obchod má další krok s datem, a když chybí nebo je po termínu, svítí červeně.
Finanční přehled
Vidíte, co čeká na platbu, co je po splatnosti, tržby za měsíc a rok a termíny na nejbližší tři týdny.
Co u vás přestane být potřeba.
Excel se zakázkami
Soubor, který má zrovna otevřený někdo jiný, a nikdo neví, která kopie je poslední. Zakázky dostanou stav a historii na jednom místě.
Podklady v mailu a ve Staženích
Když se klient ozve po půl roce, hledání trvá déle než samotná práce. V systému podklady najdete podle kódu zakázky, i když je hledá někdo jiný.
Ruční párování plateb
Kdo zaplatil a kolik firma opravdu vydělává, se dnes dozvíte až při uzávěrce. V systému je to vidět kdykoliv, včetně reálné hodinové sazby.
Ranní „komu mám zavolat?“
Přehled dne ukáže úkoly na dnešek, co je po termínu, s kým začít a zítřejší schůzky.
Systém na míru, nebo hotový program?
| Interní systém na míru | Hotové CRM nebo krabicový program (Raynet, Pipedrive a podobně) | |
|---|---|---|
| Evidence zakázek | Přesně s údaji, které používáte, včetně vlastních stavů a kódů. | Často doplněk k prodeji, zakázka se musí vejít do připravených polí. |
| Návaznost na peníze | Zakázka, faktura a platba jsou propojené a u klienta je vidět, co dluží. | Fakturace běží jinde a propojení závisí na tom, co program podporuje. |
| Když se změní postup | Systém upravíme jako další část vývoje. | Přizpůsobíte se, nebo počkáte, až to umožní výrobce. |
| Více lidí | Role nastavíme podle toho, kdo co smí vidět. | Role podle tarifu, poplatek obvykle roste s počtem uživatelů. |
| Začátek | Návrh obrazovek odsouhlasíte před vývojem, přesný termín je v nabídce. | Můžete začít prakticky hned. |
| Náklady na začátku | Vyšší, platíte návrh a vývoj. | Nižší, platíte měsíční předplatné. |
| Po spuštění | S údržbou a rozvojem je potřeba počítat, domluvíme je s vámi. | Aktualizace řeší výrobce. |
Jde o obecné srovnání, hotové programy se liší a řada z nich umí hodně. Začít s hotovým programem je často rozumné, a když vám stačí, řekneme vám to.
Kdy interní systém dává smysl a kdy ne.
Vyplatí se, když
- Máte hodně zakázek najednou a o jejich stavu víte jen díky tomu, že se ptáte kolegů.
- Stejný údaj přepisujete do několika tabulek a do fakturace.
- Máte výjezdy a práci v terénu a chcete mít hodiny, fotky a podklady přímo u klienta.
- Kolega je na dovolené a nikdo neví, jak je na tom jeho zakázka.
Stačí hotové řešení, když
- Zakázek je pár a stačí vám jedna dobře vedená tabulka.
- Potřebujete jen fakturovat. Na to je hotový fakturační program.
- Hledáte jen CRM pro obchodníky. Hotový nástroj je rychlejší a na začátku levnější.
- Postup teprve hledáte. Nejdřív si ho vyzkoušejte v tabulce a systém stavte až podle toho, co funguje.
Systém, ve kterém sami pracujeme.
Náš vlastní interní systém vede celou cestu od prvního oslovení klienta přes nabídku, zakázku a fakturu až po přehled, kolik firma vydělává. Používáme ho každý den, proto víme, že funguje v běžné práci, nejen na papíře.
Ráno je jasné, komu zavolat, co je po termínu a který obchod je potřeba posunout. U každého klienta je vidět, co zaplatil a co dluží. Přehledy za zvolené období ukážou úspěšnost obchodů i dny do zaplacení a dají se exportovat do CSV. Hotové zakázky se archivují a stav zálohy je vidět přímo v systému.
Váš systém bude vypadat jinak, protože vaše práce je jiná. Začít se dá i menší první verzí, třeba jen zakázkami a klienty, a další části přidat postupně.
Jak vzniká interní systém.
- 01
Projdeme jednu zakázku
Vezmeme skutečnou zakázku a projdeme ji od poptávky po zaplacení, abychom viděli, kde se ztrácí čas.
- 02
Návrh obrazovek a nabídka
Před začátkem víte, co dostanete, kolik to bude stát a kdy bude hotová první část.
- 03
Vývoj po částech
Funkční části vám ukazujeme průběžně a připomínky zapracujeme hned, ne až na konci.
- 04
Přenos dat a zaškolení
Data z Excelu nebo z exportu starého programu uklidíme a přeneseme a lidem ukážeme, jak se systémem pracovat.
Na co se ptáte před začátkem.
Kolik stojí interní systém na míru?
Záleží na rozsahu: počtu obrazovek, rolí a napojení a na množství dat k přenosu. Začít lze menší první verzí, částku uvidíte v nabídce. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.
Je to totéž co CRM na míru?
Z velké části ano, jen záběr je širší. CRM řeší hlavně prodej, interní systém i to, co následuje: zakázky, práci, faktury a přehledy. Rozsah určíte vy a začít můžete tím, co vás pálí nejvíc.
Přenesete zakázky z Excelu?
Ano. Tabulky nebo export ze starého programu uklidíme a přeneseme, abyste nezačínali s prázdným systémem. Pro začátek nám stačí ukázky souborů, se kterými dnes pracujete.
Propojíte systém s fakturací?
Ano, pokud váš fakturační program má rozhraní (API). Konkrétní program ověříme a výsledek uvedeme v nabídce. Údaje pak zadáte jednou a dál putují samy.
Komu bude systém patřit?
Data a přístupy jsou vaše a po zaplacení systém používáte bez časového omezení. Jak předáme zdrojový kód, uvedeme v nabídce. Funkční chyby, které se objeví do 30 dnů od předání, opravíme zdarma.
Jak se domluvíme na dálku?
Online přes Google Meet, osobně se potkáme jen v Bratislavě. Hovory vedeme slovensky nebo anglicky, takže si předem ověřte, že to vašemu týmu vyhovuje.
Mohlo by vás zajímat i.
Další krok
Napište, jak dnes evidujete zakázky.
Stačí pár vět nebo ukázka tabulky. Řekneme vám rovnou, jestli vám stačí hotový program, nebo se vyplatí vlastní systém. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.