Excel nebo systém na míru: Tabulka funguje, dokud ji neotevřou dva lidé naráz.
Excel stačí, dokud s tabulkou pracujete sami nebo ve dvou a držíte ji v pořádku. Systém na míru se vyplatí, když na stejných datech denně závisí víc lidí a přepisování, hledání a chyby vás stojí čas každý týden.
- Data z tabulek uklidíme a přeneseme
- Začít můžete malou první verzí
- Data i přístupy jsou vaše
Soubor je zamčený. Zase. Zkuste to po obědě.
Místo slibů hotová práce.
Projekty, které k této službě sedí. Každý si můžete otevřít.
Co se změní, když tabulku nahradí systém.
Jedna verze dat
Všichni pracují na jednom místě a nikdo se nemusí ptát, která kopie je poslední.
Obrazovky místo volných buněk
Každý vyplní jen to, co má, a omylem nepřepíše kolegův vzorec.
Stav a odpovědná osoba
U každé zakázky či objednávky je vidět stav, kdo ji má na starosti a co se s ní dělo.
Role místo hesla k souboru
Každý vidí jen to, co má vidět, a přístup nehlídá jedno heslo, které znají všichni.
Přehledy bez kontingenčních tabulek
Co čeká na platbu a co je po splatnosti, vidíte hned, a data si můžete vyexportovat do CSV.
Přenos dat z Excelu
Tabulky uklidíme a přeneseme, abyste nezačínali s prázdným systémem.
Excel, nebo systém na míru?
| Systém na míru | Excel na sdíleném disku | |
|---|---|---|
| Práce více lidí | Všichni ve stejných datech ve stejnou chvíli. | Společné úpravy v cloudu pomáhají, kopie v e-mailech a soubor zamčený na disku zůstávají. |
| Chyby při zápisu | Pole a pravidla pohlídají údaj už při zadávání. | Buňka vezme skoro cokoli a SVYHLEDAT vrátí nesmysl, když někdo vloží sloupec. |
| Kdo co změnil | U zakázky je historie a odpovědná osoba. | Dohledává se to těžko, často podle paměti. |
| Přístupy | Role určují, kdo co vidí a smí měnit. | Kdo má soubor, vidí obvykle všechno včetně cen a marží. |
| Hlídání termínů | Přehled dne ukáže, co je po termínu. | Barvičky a to, že si někdo vzpomene. |
| Spuštění | Návrh a vývoj po částech, termín najdete v nabídce. | Hned, Excel už máte. |
| Náklady na začátku | Vyšší, platíte návrh a vývoj. | Skoro žádné, platíte časem lidí. |
Excel nemusíte vyhazovat. Na výpočty a rozbory je skvělý a data si do něj můžete exportovat dál. Systém přebírá jen seznam, podle kterého firma denně pracuje.
A pak je tu ještě hotový program.
Uklizený Excel
Za soubor odpovídá jeden člověk, vzorce jsou zamčené a stavy se vybírají ze seznamu. Nestojí to skoro nic a u kratších seznamů to vydrží překvapivě dlouho.
Hotový program (Raynet, Caflou a podobně)
Založíte účet a můžete začít. Dobrá volba, pokud vaše práce zapadá do toho, s čím program počítá. Platíte předplatné a přizpůsobujete se vy jemu, ne on vám.
Systém na míru
Na začátku nejdražší cesta, která chce i váš čas na zadání. Zato kopíruje váš postup a roste po částech. Dává smysl, když postup znáte, hotový program vám nesedí a tabulka firmu brzdí.
Začněte malou verzí, ne velkým přepnutím.
Častá obava zní: co s těmi roky dat. Většina tabulek v sobě má sloučené buňky, jednoho klienta napsaného třemi způsoby a sloupec, kterému rozumí jen jeden člověk. Proto si soubory nejdřív projdeme spolu, domluvíme se, co který sloupec znamená a co má smysl přenášet, a potom data uklidíme a převedeme do systému. Stejně to jde z exportu staršího programu.
Firemní systém místo tabulek nemusí přijít najednou. Stačí, když první verze převezme to, co vás dnes nejvíc pálí, třeba seznam zakázek s výjezdy, a zbytek zatím zůstane v Excelu. Až se v ní lidé zabydlí, přidáme další část. Rozsah, cenu a termín první části znáte předem z nabídky.
Jak to vypadá v provozu, víme z vlastní zkušenosti. Ve Wetrixo denně pracujeme ve vlastním interním systému: ráno je jasné, co je po termínu, faktury a platby se samy připíšou ke správné zakázce a starou zakázku najdete podle kódu napoprvé, i když ji hledá někdo jiný.
Kdy Excel v klidu stačí.
Systém se vyplatí, když
- S jedním souborem denně pracuje víc lidí a překážejí si.
- Vzorcům a makrům rozumí jeden člověk a bez něj se firma zasekne.
- Stejný údaj přepisujete do několika tabulek a pak hledáte, kde je chyba.
- Když kolega chybí, nikdo neví, v jakém stavu je jeho zakázka.
Excel stačí, když
- S tabulkou pracujete sami nebo ve dvou a držíte ji v pořádku.
- Hlavně počítáte a vyhodnocujete, nesledujete zakázky od začátku do konce.
- Postup se vám pořád mění. Nejdřív si ho ověřte v tabulce nebo v hotovém programu.
- Hotový program pokryje většinu vaší práce. Pak je to rozumnější volba a řekneme vám to.
Od tabulky k fungujícímu systému.
- 01
Ukážete nám své tabulky
Projdeme soubory a formuláře, se kterými dnes pracujete, a postup, který za nimi stojí.
- 02
Návrh obrazovek a nabídka
Před vývojem víte, co dostanete, kolik to bude stát a kdy bude hotová první část.
- 03
První verze
Nejdřív nahradíme část, která dnes nejvíc brzdí, a průběžně vám ukazujeme, co už funguje.
- 04
Přenos dat a zaškolení
Uklizená data přeneseme, ukážeme lidem, jak se systémem pracovat, a podle potřeby přidáváme další části.
Na co se ptáte před začátkem.
Od kolika lidí se vyplatí přejít z Excelu na systém?
Přesné číslo neexistuje. Rozhoduje, kolik lidí soubor denně mění a kolik času stojí hledání a opravy. Dva lidé s jednou tabulkou většinou systém nepotřebují, pět lidí s pěti kopiemi už se ptát může.
Kolik stojí nahrazení Excelu?
Záleží na počtu obrazovek, rolí a pravidel a na tom, jak uklizená jsou vaše data. Začít můžete menší první verzí a rozšiřovat ji postupně. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.
Co se stane s našimi vzorci a makry?
Projdeme je s vámi. Co opravdu používáte, zapracujeme do systému jako pravidla a v nabídce uvidíte, co je v rozsahu. Zbytek často nikdo nepostrádá.
Budeme moct dál pracovat v Excelu?
Ano, na rozbory určitě. Data si vyexportujete do CSV, jako to umí náš vlastní systém, a dál je zpracujete v Excelu. V systému zůstane jen každodenní zápis.
Proč ne rovnou hotový program?
Často je to správná volba a řekneme vám to. Systém na míru dává smysl, když hotový program nesedí na váš postup, platíte za funkce, které nepoužíváte, nebo data mezi nástroji dál přenášíte ručně.
Jsme z Česka. Jak se domluvíme?
Hovory vedeme slovensky nebo anglicky, online přes Google Meet. Osobně se potkáme jen v Bratislavě.
Mohlo by vás zajímat i.
Další krok
Pošlete nám tabulku, na kterou si nikdo netroufne sáhnout.
Stačí krátký popis nebo ukázka bez skutečných dat zákazníků. Řekneme vám na rovinu, jestli ji stačí uklidit, nebo je lepší pořídit hotový program či postavit vlastní systém. Písemná nabídka do 24 hodin po krátkém hovoru.