Automatizácia faktúr: Platba príde a faktúra sa označí ako zaplatená sama.
Automatizácia faktúr znamená, že faktúra sa vystaví a odošle sama a prichádzajúca platba sa podľa variabilného symbolu a sumy pripíše k správnej faktúre. Čo nesedí, ide na kontrolu k človeku.
- Čo nesedí, rieši človek, nie odhad
- Naostro až po teste na reálnych prípadoch
- Upozornenie, keď niektorý krok zlyhá
Platby párujem aj v nedeľu a nesťažujem sa.
Namiesto sľubov hotová práca.
Projekty, ktoré k tejto službe sedia. Každý si môžete otvoriť.
Čo sa bude diať samo.
Automatická fakturácia
Po zaplatení objednávky alebo podľa pravidla, ktoré si určíte, sa faktúra vystaví a odíde klientovi e-mailom.
Načítanie platieb z účtu
Nové pohyby na účte sa načítajú cez rozhranie banky, ak ho máte k dispozícii, inak z exportu výpisu.
Párovanie platieb s faktúrami
Každá platba sa porovná s otvorenými faktúrami podľa variabilného symbolu, sumy a odosielateľa.
Zoznam výnimiek
Preplatky, platby po častiach a platby bez symbolu nájdete na jednom mieste, takže sa nestratia vo výpise.
Prehľad, kto dlhuje
Pri každom klientovi vidíte, čo zaplatil, čo dlhuje a čo je po splatnosti.
Doklady pre účtovníka
Faktúry sa ukladajú tam, kde ich účtovník potrebuje, takže ich nemusíte na konci mesiaca zbierať.
Od faktúry po spárovanú platbu.
Faktúra dostane symbol
Párovanie sa začína už pri vystavení. Každá faktúra potrebuje jednoznačné číslo a variabilný symbol, inak neskôr nie je podľa čoho hľadať.
Odíde klientovi
E-mail s faktúrou odíde sám a kópia sa uloží do dohodnutého priečinka alebo systému. Keď odoslanie zlyhá, príde upozornenie.
Na účet príde platba
Automatizácia pravidelne načítava nové pohyby. Keď banka rozhranie neponúka, pracuje sa s exportom výpisu a párovanie prebehne až po jeho nahratí.
Hľadá sa zhoda
Najprv podľa variabilného symbolu, potom sa kontroluje suma a meno odosielateľa. Pravidlá nastavujeme podľa toho, ako vám klienti naozaj platia.
Sedí, alebo nesedí
Keď všetko sedí, faktúra sa označí ako zaplatená a pripíše sa k správnemu klientovi a zákazke. Keď nie, platba ide do zoznamu výnimiek a faktúra ostane otvorená.
Po splatnosti
Čo ostane nezaplatené, uvidíte v prehľade. Pripomienka klientovi môže odísť sama alebo až po vašom schválení.
Automatické párovanie alebo ručne podľa výpisu?
| Automatické párovanie | Ručne podľa výpisu | |
|---|---|---|
| Kto to robí | Automatizácia, človek rieši len výnimky. | Niekto z firmy alebo účtovník, riadok po riadku. |
| Kedy viete, že je zaplatené | Po najbližšom načítaní pohybov z účtu. | Keď si niekto nájde čas prejsť výpis. |
| Chýbajúci symbol | Platba ostane v zozname výnimiek a nestratí sa. | Hľadá sa podľa mena a sumy, niekedy aj telefonátom klientovi. |
| Platba po častiach | Pripíše sa podľa pravidla a zvyšok ostane otvorený. | Zostatok si musí niekto strážiť v tabuľke. |
| Kto je po splatnosti | Prehľad je aktuálny po každom načítaní platieb. | Zoznam sa skladá ručne, preto často vznikne neskoro. |
| Keď človek chýba | Pravidlá sú opísané a párovanie beží ďalej. | Kontrola čaká, kým sa nevráti. |
| Vstupné náklady | Nastavenie, testovanie a prípadne poplatok za nástroj. | Žiadne, platíte časom ľudí. |
Je to všeobecné porovnanie. Pri pár faktúrach mesačne je ručná kontrola úplne v poriadku a automatizácia sa vám nemusí vrátiť.
Párovanie platieb nepotrebuje každá firma.
Oplatí sa, keď
- Kontrola výpisu zaberá toľko času, že sa odkladá a o zaplatení sa dozviete neskoro.
- Faktúry vznikajú inde, než sa kontrolujú platby, napríklad v e-shope, a stav sa prepisuje ručne.
- Klienti platia zálohy a doplatky a potrebujete vidieť stav celej zákazky, nielen jednej faktúry.
- Pripomienky odchádzajú neskoro alebo vôbec, lebo nikto presne nevie, kto je po splatnosti.
Stačí menej, keď
- Vystavíte len pár faktúr mesačne a výpis prejdete pri káve.
- Váš fakturačný program už páruje platby s bankou. Vtedy si funkciu len zapnite, ďalšie prepojenie nepotrebujete.
- Väčšina zákazníkov platí kartou cez platobnú bránu a e-shop si zaplatené objednávky eviduje sám.
- Faktúry nemajú jednotný variabilný symbol. Najprv zjednoťte číslovanie, inak sa párovanie bude stále zastavovať.
E-faktúra od roku 2027 a čo si overiť s účtovníkom.
Finančná správa uvádza, že od 1. januára 2027 musia byť na prijímanie eFaktúr pripravené všetky tuzemské právnické osoby, živnostníci a ďalšie samostatne zárobkovo činné osoby. Čo z toho vyplýva pre vašu firmu, vrátane vystavovania faktúr, si overte s účtovníkom alebo priamo na financnasprava.sk. Právne ani daňové rady nedávame.
Pre automatizáciu je dôležité, že e-faktúra rieši doručenie faktúry, nie to, či ju klient zaplatil. Párovanie platieb preto ostáva samostatný krok. Výber digitálneho poštára a nastavenie eFaktúry si dohodnite s účtovníkom, automatizácia ich nenahrádza. Keď sa zmení cesta, ktorou faktúry chodia, automatizáciu upravíme.
Ako sa to u vás rozbehne.
- 01
Ukážka dnešného postupu
Raz nám na obrazovke ukážete, ako dnes faktúry vystavujete a ako kontrolujete platby.
- 02
Pravidlá a výber nástroja
Spíšeme pravidlá párovania aj výnimky a vyberieme n8n, Make, Zapier alebo vlastný kód podľa toho, čo bude pre vás spoľahlivejšie a lacnejšie na prevádzku.
- 03
Test na starých výpisoch
Automatizáciu pustíme na skutočných faktúrach a platbách z minulých mesiacov a výsledok porovnáme s tým, ako ich spárovali ľudia.
- 04
Spustenie a dohľad
Naostro ide až po teste a každý beh má záznam aj upozornenie pri chybe.
Na čo sa pýtate pred začiatkom.
Ako automatizácia spozná, ku ktorej faktúre platba patrí?
Podľa variabilného symbolu, sumy a odosielateľa. Keď sedia, faktúra sa označí ako zaplatená. Keď klient poslal inú sumu alebo zabudol symbol, platba čaká na kontrolu človekom.
Viete sa napojiť na môj fakturačný program a banku?
Ak majú rozhranie (API), spravidla áno, a overíme to ešte v ponuke. Bez rozhrania často stačí export výpisu alebo faktúr, len párovanie neprebehne hneď po pripísaní platby.
Musím kvôli e-faktúre meniť automatizáciu?
Možno áno, lebo sa môže zmeniť cesta, ktorou faktúry odchádzajú a prichádzajú. Čo platí pre vašu firmu, si overte s účtovníkom. Technickú úpravu automatizácie vyriešime my.
Nahradí to účtovníka?
Nie. Odpadne hľadanie platieb a prepisovanie, účtovanie a dane ostávajú na účtovníkovi. Ten dostane podklady pokope a načas.
Od čoho závisí cena automatizácie faktúr?
Od počtu krokov a aplikácií, výnimiek, objemu údajov a toho, či chcete po spustení aj dohľad. Poplatky za nástroj platíte priamo poskytovateľovi. Cenu dostanete písomne vopred.
Kde to máte vyskúšané?
V internom systéme, ktorý vo Wetrixo sami používame každý deň. Faktúry, zálohy aj platby sa v ňom automaticky pripíšu k správnemu klientovi a zákazke a pri každom klientovi je vidieť, čo zaplatil a čo dlhuje.
Mohlo by vás zaujímať aj.
Ďalší krok
Koľko platieb ste tento mesiac hľadali vo výpise ručne?
Napíšte nám, kde vám faktúry vznikajú a ako dnes kontrolujete platby. Povieme vám, čo sa oplatí automatizovať, aj keď vyjde, že stačí funkcia v programe, ktorý už máte. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore.
Chcete to prebrať hneď?Rezervujte si bezplatný 30-minútový hovor