Program na evidenciu zákaziek: Zákazník sa ozve po pol roku. Podklady nájdete na prvý pokus.
Program na evidenciu zákaziek drží pri každej zákazke a objednávke stav, termín, zodpovednú osobu, podklady a zaplatenú sumu na jednom mieste. Staviame ho podľa toho, ako vaša firma zákazky naozaj vybavuje, a keď vám stačí Excel, povieme vám to.
- Každá zákazka má kód, stav a históriu
- Údaje z Excelu upraceme a prenesieme
- Údaje a prístupy sú vaše
WEB-2026-014? Nájdené. Aj bez kolegu.
Namiesto sľubov hotová práca.
Projekty, ktoré k tejto službe sedia. Každý si môžete otvoriť.
Čo môžete mať pri každej zákazke.
Kód zákazky
Zákazka dostane kód typ-rok-číslo, napríklad WEB-2026-014, a podľa neho ju nájde aj kolega.
Stav a zodpovedná osoba
Vidíte, v akej fáze je zákazka alebo objednávka, kto ju má na starosti a čo sa s ňou dialo.
Podklady a odpracovaná práca
Zákazka má vlastný priečinok na disku a hodiny, fotky aj súbory zapisujete rovno v systéme.
Termíny a výjazdy
Termíny vidí celý tím a v prehľade dňa je jasné, čo je po termíne.
Cena a zaplatená suma
Faktúry, zálohy aj platby sa samy pripíšu k správnej zákazke, takže viete, čo je zaplatené a čo nie.
Archív a zálohy
Hotové zákazky sa archivujú a stav zálohy vidíte priamo v systéme.
Excel alebo systém na mieru?
| Systém na mieru | Excel | |
|---|---|---|
| Stav zákazky | Každá má stav, zodpovednú osobu a históriu. | Stĺpec, ktorý niekto zabudne prepísať. |
| Práca viacerých ľudí | Všetci pracujú s tými istými údajmi, bez kópií. | Kópie na disku a v e-mailoch, otázka je, ktorá je posledná. |
| Podklady | Priečinok aj záznamy nájdete podľa kódu zákazky. | Odkaz v bunke, ak ho niekto vložil, inak e-mail a Stiahnuté. |
| Termíny | V prehľade dňa vidíte úlohy na dnes a čo je po termíne. | Filter alebo farba, keď si na to niekto spomenie. |
| Peniaze | Faktúry a platby sa pripíšu k zákazke samy. | Párujete ich ručne a o dlhu sa dozviete neskoro. |
| Prístupy | Každý vidí len to, čo má. | Kto má súbor, vidí zvyčajne všetko. |
| Začiatok | Návrh a vývoj po častiach, termín je v ponuke. | Hneď, Excel už máte. |
| Náklady | Na začiatku vyššie, platíte návrh a vývoj. | Takmer žiadne, platíte časom ľudí. |
Je to všeobecné porovnanie a dobre vedený Excel vie slúžiť roky. Problém nie je tabuľka, ale chvíľa, keď na nej závisí viac ľudí, než ju stíha udržiavať.
Čo by ste evidovali vo svojom odbore.
Stavebná alebo remeselná firma
Zákazka, termín výjazdu, fotky z miesta a odpracované hodiny, aby kolega vedel, kde práca skončila.
Agentúra alebo štúdio
Viac zákaziek jedného klienta naraz, každá s vlastným kódom, termínom, cenou a podkladmi.
Účtovníci a poradcovia
Opakovaná práca pre klientov, paušály a dokumenty, ktoré treba nájsť aj po roku.
Fotograf alebo produkcia
Zákazka s priečinkom na disku, termínom a archívom hotovej práce, ktorý sa po čase otvorí podľa kódu.
Takúto evidenciu používame každý deň.
Neporiadok vyzerá vo firmách so zákazkami podobne: súbory v Stiahnutých, podklady v maili, faktúra inde a stav zákazky v hlave. Keď sa klient po pol roku ozve, hľadanie podkladov trvá dlhšie ako samotná práca.
V našom internom systéme má preto každá zákazka kód, priečinok na disku, stav, termín, cenu a zaplatenú sumu. Faktúry, zálohy aj platby sa samy pripíšu k správnej zákazke a staré podklady sa podľa kódu nájdu na prvý pokus, aj keď ich hľadá niekto iný. Zálohy bežia automaticky a hotové zákazky sa archivujú. Rovnaký systém používame každý deň sami vo Wetrixo.
Rieši aj predaj, ale to je iná téma: obchody pred podpisom patria do CRM. Táto stránka je o tom, čo sa deje potom, keď už zákazku máte. Keď potrebujete oboje, dá sa to spojiť v jednom systéme. Keď len evidenciu, predajnú časť stavať netreba. Funkcie vyberáme podľa vašej práce a začať sa dá aj menšou prvou verziou.
Kedy vám stačí Excel.
Systém sa oplatí, keď
- Vybavujete veľa zákaziek naraz a ich stav je dnes v hlavách ľudí.
- Keď kolega chýba, nikto nevie povedať, kde jeho zákazka skončila.
- Rovnaký údaj prepisujete do viacerých tabuliek a potom hľadáte, kde je chyba.
- Platby párujete s faktúrami ručne a neskoro zisťujete, čo nie je zaplatené.
Stačí Excel, keď
- Zákazky vedie jeden človek a tabuľku má v poriadku.
- Máte ich len pár do mesiaca a každú máte v živej pamäti.
- Hotový program sedí na váš postup. Vtedy si ho kúpte, povieme vám to rovno.
- Postup sa vám ešte mení. Najprv si ho overte v tabuľke.
Od tabuľky k evidencii zákaziek.
- 01
Prejdeme jednu skutočnú zákazku
Spolu ju prejdeme od objednávky po zaplatenú faktúru a pozrieme sa, kde sa dnes stráca čas a podklady.
- 02
Návrh a písomná ponuka
Pred vývojom uvidíte obrazovky a stavy zákazky a v ponuke nájdete cenu aj termín prvej časti.
- 03
Najprv samotná evidencia
Spustíme zákazky a ich stavy, ďalšie časti, napríklad platby alebo prehľady, pridávame postupne.
- 04
Prenos údajov a zaškolenie
Zákazky prenesieme z tabuliek alebo z exportu súčasného programu a ukážeme tímu, ako so systémom pracovať.
Na čo sa pýtate pred začiatkom.
Aký program na evidenciu zákaziek si vybrať?
Najprv si overte, či vám sedí hotový program, je to rýchlejšie a na začiatku lacnejšie. Systém na zákazky stavaný na mieru má zmysel, keď hotový program nesedí na váš postup alebo popri ňom aj tak vediete tabuľky.
Čím sa evidencia zákaziek líši od CRM?
CRM rieši predaj do podpisu: obchody, oslovenia a ďalšie kroky. Evidencia začína tam, kde zákazku už máte: stav, termíny, podklady, práca a platby. Môžete mať jedno bez druhého alebo oboje v jednom systéme.
Dajú sa zákazky preniesť z Excelu?
Áno. Údaje z tabuliek alebo z exportu starého programu upraceme a prenesieme, aby ste nezačínali s prázdnym systémom. Rozsah prenosu je uvedený v ponuke.
Koľko stojí program na evidenciu zákaziek?
Závisí od počtu obrazoviek, rolí a pravidiel, od napojení a od prenosu údajov. Začať sa dá samotnou evidenciou a rozširovať ju postupne. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore.
Dá sa evidencia napojiť na fakturačný program?
Áno, ak má váš program rozhranie (API). Či ho má a aké údaje ním idú, overíme v ponuke, hotový zoznam napojení preto neuvádzame.
Uvidia ľudia v teréne aj ceny zákaziek?
Len ak to chcete. Každý vidí len to, čo má: kto je na výjazde, napríklad zákazku a termín, kto fakturuje, faktúry. Role používateľov, šifrované spojenie a zálohy sú súčasťou návrhu.
Mohlo by vás zaujímať aj.
Ďalší krok
Povedzte nám, kde sa vám zákazky strácajú.
Opíšte nám, ako dnes evidujete zákazky a objednávky, alebo pošlite ukážku tabuľky bez citlivých údajov. Povieme vám úprimne, či stačí Excel, hotový program, alebo sa oplatí vlastný systém. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore.