AI asistent na e-maily: Pošta sa roztriedi sama. Odosielate vy.
AI asistent na e-maily roztriedi prichádzajúcu poštu podľa témy a naliehavosti a pripraví návrh odpovede z vašich podkladov. Odoslanie vždy ostáva na človeku, asistent nič neposiela sám.
- Odoslanie vždy ostáva na človeku
- Návrhy len z vašich podkladov
- Pred spustením test na vašich otázkach
Ja len navrhnem. Tlačidlo Odoslať je vaše.
Namiesto sľubov hotová práca.
Projekty, ktoré k tejto službe sedia. Každý si môžete otvoriť.
Čo asistent v schránke robí.
Triedenie podľa témy a naliehavosti
Správy roztriedi podľa kategórií, ktoré s vami dohodneme, a dôležité označí, aby nezapadli medzi ostatnými.
Návrh odpovede z podkladov
Návrh píše z vášho cenníka, podmienok a častých odpovedí, nie z toho, čo si domyslí.
Váš tón, jazyk zákazníka
Nastavíme, ako má znieť, a návrh pripraví v jazyku, v ktorom zákazník napísal.
Hranice a neistota
Dohodneme, čo nesmie sľúbiť, a keď odpoveď v podkladoch nenájde, vec odovzdá človeku.
Odoslanie je na vás
Návrh si prečítate, upravíte a odošlete sami, bez vás neodíde nič.
Test pred spustením
Návrhy preveríme na otázkach, ktoré vám zákazníci naozaj posielajú, a až potom asistenta spustíme.
Šesť bežných e-mailov a kto s nimi čo urobí.
Otázka na cenu alebo termín
Asistent nájde odpoveď v cenníku a pripraví návrh. Človek skontroluje, či ešte platí, a odošle.
Nový dopyt
Označí ho ako dopyt a v návrhu sa opýta na to, čo vám chýba. Ak to váš systém umožňuje, zapíše ho aj do CRM.
Kde je moja objednávka
Ak to váš systém umožňuje, overí stav a doplní ho do návrhu. Bez napojenia správu iba zaradí a označí.
Sťažnosť
Označí ju ako naliehavú, aby sa k nej človek dostal skôr. Riešenie aj tón odpovede určuje človek.
Otázka mimo podkladov
Keď odpoveď v podkladoch nie je, nehádá. Správu odovzdá človeku a vy zistíte, čo do podkladov doplniť.
Ponuky a newslettery
Zaradí ich bokom, aby nezakrývali správy od zákazníkov, a odpoveď k nim nepripravuje.
AI asistent alebo filtre a šablóny?
| AI asistent na e-maily | Filtre a šablóny v pošte | |
|---|---|---|
| Triedenie | Podľa obsahu správy, aj keď ju zákazník napíše vlastnými slovami. | Podľa odosielateľa, predmetu alebo konkrétneho slova. |
| Odpoveď | Návrh na konkrétnu otázku, napísaný z vašich podkladov. | Stále rovnaký text, ktorý ručne prispôsobíte. |
| Cudzie jazyky | Návrh v jazyku, v ktorom zákazník napísal. | Na každý jazyk vlastná šablóna. |
| Keď sa zmení cenník | Upravia sa podklady a návrhy sa nimi riadia. | Prepíšete každú šablónu so starou cenou. |
| Možná chyba | Návrh môže znieť dobre a byť zlý, preto ho číta človek. | Text je overený, ale správa sa môže zaradiť zle. |
| Nastavenie | Podklady, napojenie na poštu a test na skutočných otázkach. | Zvládnete ho často sami v nastaveniach pošty. |
| Náklady | Naša práca a mesačné poplatky za AI službu. | Zvyčajne nič navyše. |
Filtre a šablóny sú dobrý prvý krok a často stačia. AI dáva zmysel až vtedy, keď sa ľudia pýtajú to isté zakaždým inými slovami.
Prečo odoslanie vždy ostáva na človeku.
Odoslaný e-mail sa nedá vziať späť. Keď v ňom stojí zlá cena alebo termín, ktorý nestíhate, zákazník to berie ako sľub vašej firmy. AI vie napísať nesprávnu vec veľmi sebaisto, preto asistent pripravuje návrh a nič neposiela sám.
V praxi človek otvorí správu, vidí jej zaradenie aj hotový návrh, opraví, čo treba, a odošle. Kde presne návrh uvidíte, závisí od vašej pošty, preto to overíme ešte pred ponukou. Rozhodnutie vám asistent neberie, berie vám písanie toho istého po desiaty raz.
Rovnaký princíp používame sami. V internom systéme, s ktorým denne pracujeme, pripraví AI pri novom klientovi e-mail na oslovenie a podklady k hovoru. Nie je to odpoveď na prichádzajúcu poštu, pravidlo je však to isté: AI pripraví, rozhoduje človek.
Nie každej schránke pomôže AI asistent.
Oplatí sa, keď
- Do spoločnej schránky chodí veľa správ a dôležité zapadnú medzi ostatnými.
- Odpisujete na tie isté otázky, no ľudia ich píšu zakaždým inak.
- Máte spísaný cenník, podmienky a časté odpovede, alebo ich viete dať dokopy.
- Niekto má čas návrhy čítať a opravovať. Bez toho to nefunguje.
Stačí menej, keď
- Správ je málo a odpíšete na ne rýchlo sami.
- Pošta sa dá roztriediť podľa odosielateľa alebo predmetu. Stačia filtre a šablóny.
- Každý e-mail je iný a odpoveď závisí od úsudku. Návrhy by ste stále prepisovali.
- Chcete, aby zákazník dostal odpoveď bez človeka. Na časté otázky je vhodnejší chatbot na webe.
Od plnej schránky po návrhy, ktoré stačí skontrolovať.
- 01
Výber schránky a ponuka
Vyberieme schránku a typy správ, ktoré sa opakujú, a pošleme ponuku s cenou, termínom a odhadom prevádzkových nákladov.
- 02
Kategórie a podklady
Dohodneme kategórie, pripravíme podklady z webu, cenníka a častých otázok a nastavíme tón a hranice.
- 03
Test na skutočných otázkach
Na otázkach, ktoré vám zákazníci naozaj posielajú, preveríme zaradenie aj návrhy a doladíme ich.
- 04
Spustenie a dopĺňanie
Po spustení sledujeme, čo ľudia píšu, dopĺňame chýbajúce odpovede a upravujeme podklady, keď sa u vás niečo zmení.
Na čo sa pýtate pred začiatkom.
Odošle AI asistent e-mail sám?
Nie. Asistent triedi poštu a pripravuje návrhy, odoslanie vždy ostáva na človeku. Ak chcete, aby ľudia na časté otázky dostali odpoveď hneď, rieši to chatbot na webe, nie vaša schránka.
Funguje to s našou poštou?
Asistenta napájame na e-mail a Google Workspace. Pri Microsoft 365 alebo inej pošte overíme napojenie ešte pred ponukou, aby ste nekupovali niečo, čo sa u vás nedá nastaviť.
Čo ak asistent navrhne zlú odpoveď?
Človek ju opraví alebo nepoužije, bez neho neodíde nič. Chybu pri AI nikto nevylúči úplne, preto návrhy pred spustením testujeme na vašich otázkach a po spustení dopĺňame do podkladov to, čo chýbalo.
Bude asistent čítať všetky naše e-maily?
Nie, ak to nechcete. Sprístupníme mu len schránky, ktoré dohodneme, napríklad spoločnú adresu na dopyty. Vyberáme služby, ktoré podľa svojich podmienok netrénujú modely na dátach odoslaných cez firemné API.
Ušetrí to čas, keď návrh musí niekto čítať?
Závisí to od toho, koľko správ je podobných a koľko návrhov treba prepísať. Čísla vopred nesľubujeme. Obraz si spravíte až z testu na otázkach, ktoré k vám naozaj chodia.
Koľko stojí AI asistent na e-maily?
Cena sa skladá z jednorazového nastavenia a mesačných poplatkov za AI službu, ktoré závisia od množstva spracovanej pošty. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore: cena našej práce aj odhad prevádzkových nákladov.
Mohlo by vás zaujímať aj.
Ďalší krok
Napíšte nám, na čo sa vás ľudia pýtajú e-mailom.
Stačí pár viet o tom, koľko správ vám chodí a čo v nich býva. Povieme vám, či treba AI asistenta, alebo stačia filtre a šablóny. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore.