Prepojenie e-shopu s účtovníctvom: Objednávky, faktúry a sklad, ktoré nikto nemusí prepisovať.
Prepojenie e-shopu s účtovníctvom znamená, že údaje z objednávky sa samy prenesú do fakturácie alebo účtovného programu a stav skladu sa zmení bez ručného prepisovania. Napojíme systém, ktorý používate, ak má rozhranie (API), a overíme to v ponuke.
- Napojíme systém, ktorý už používate
- Skúšobné objednávky až po faktúru
- Cena a spôsob napojenia písomne vopred
Faktúry už neprepisuje nikto. Ani ja.
Čo prepojenie urobí za vás.
Faktúra z objednávky
Po zaplatení objednávky vystaví napojená fakturácia doklad a zákazníkovi odíde e-mailom.
Doklady pre účtovníka
Doklady sa ukladajú tam, kde ich účtovník potrebuje, takže ich na konci mesiaca nikto nezháňa po e-mailoch.
Synchronizácia skladu
Predaj v e-shope odpočíta kusy a zmena v sklade sa prejaví na produkte, aby ste nepredali to, čo už nemáte.
Stavy objednávok
Zaplatená objednávka dostane správny stav a ten spustí ďalší krok, napríklad doklad alebo odovzdanie do expedície.
Pravidlá pre výnimky
Storno, vrátenie tovaru či chýbajúci údaj majú vopred dohodnutý postup, aby neskončili potichu mimo systému.
Záznam a upozornenie
Každý prenos má záznam a keď niečo zlyhá, príde upozornenie skôr, než si chybu všimne zákazník alebo účtovník.
Prepojenie alebo ručné prepisovanie?
| Prepojenie | Ručné prepisovanie | |
|---|---|---|
| Faktúra | Vznikne po zaplatení z údajov v objednávke. | Niekto otvorí objednávku a údaje opíše do programu. |
| Chyby | Chyba býva skôr v nastavení, opravíte ju raz a platí to pre všetky ďalšie objednávky. | Preklep v sume alebo adrese sa zistí až pri kontrole, niekedy až u účtovníka. |
| Sklad | Dostupnosť sa mení podľa predaja, aj keď predávate na viacerých miestach. | Posledný kus sa môže predať dvakrát, v predajni aj online. |
| Podklady pre účtovníka | Sú priebežne na jednom mieste. | Zbierajú sa na konci mesiaca z e-mailov a tabuliek. |
| Výnimky | Treba ich vopred opísať, inak skončia upozornením na chybu. | Človek ich vyrieši podľa situácie, čo je pri malom objeme výhoda. |
| Pri raste predaja | Viac objednávok neznamená viac prepisovania. | Každá objednávka pridá prácu, až to jeden človek nestíha. |
| Náklady | Jednorazové napojenie, prípadne poplatok za nástroj. | Žiadna investícia, platíte časom ľudí. |
Pri malom počte objednávok môže byť ručná práca lacnejšia. Spočítajte si, koľko času prepisovanie zaberie za mesiac, a až potom sa rozhodujte.
Čo overiť skôr, než niečo objednáte.
Má váš program rozhranie (API)?
Bez neho sa nie je na čo napojiť priamo. Pozrite sa do dokumentácie alebo sa opýtajte dodávateľa, či je API súčasťou vášho balíka a či sa zaň platí zvlášť.
Sedia kódy produktov?
Prepojenie páruje produkty podľa kódu, napríklad SKU alebo EAN. Keď má ten istý tovar v e-shope a v sklade iný kód, najprv treba zjednotiť dáta.
Kde je správny stav skladu?
Určite jedno miesto, ktoré platí. Keď stav menia dva systémy bez pravidla, čísla sa po čase rozídu a nikto nevie, ktoré je správne.
Ako má vyzerať doklad?
Číselné rady, texty na faktúre a meny dohodnite s účtovníkom. Účtovné a daňové pravidlá neurčujeme my, len ich prenesieme do prepojenia.
Čo sa má stať pri výnimke?
Napíšte si, ako dnes riešite storno po vystavení faktúry, vrátenie časti tovaru alebo objednávku na firmu. Presne tieto prípady potrebujú pravidlo.
Kto dostane upozornenie?
Keď prenos zlyhá, musí sa to dozvedieť konkrétny človek. Dohodnite vopred, kto to bude a čo má vtedy urobiť.
Doplnok, API alebo export: tri cesty k jednému cieľu.
Hotový doplnok je najrýchlejšia cesta, ak k vašej platforme existuje a robí presne to, čo potrebujete. Overte si, kto ho udržiava a ako sa správa pri storne alebo vrátení tovaru. Často ich robia menší vývojári a platia sa mesačne.
API integrácia e-shopu prichádza na rad, keď doplnok nestačí. Prepojenie postavíme v nástroji ako n8n, Make alebo Zapier, alebo vlastným kódom, podľa vašich aplikácií a objemu údajov. Riadi sa vašimi pravidlami a dá sa upraviť, keď sa postup zmení.
Export objednávok do účtovníctva je náhradná cesta pre programy bez rozhrania. Objednávky sa pravidelne uložia do súboru, ktorý účtovný program načíta. Prepisovanie odpadne, ale údaje neprichádzajú priebežne a súbor má niekto skontrolovať. Ktorá cesta sedí vám, napíšeme do ponuky aj s dôvodom.
Nie každý e-shop potrebuje prepojenie hneď.
Oplatí sa, keď
- Faktúry vystavujete ručne a objednávok pribúda.
- Predávate v e-shope aj v predajni a stav skladu nesedí.
- Firmy u vás objednávajú opakovane a faktúry sa stále prepisujú.
- Účtovník si každý mesiac pýta podklady, ktoré hľadáte po e-mailoch.
Stačí menej, keď
- Objednávok je málo a faktúru vystavíte za chvíľu. Vtedy pokojne ostaňte pri ručnej práci.
- K vašej platforme existuje doplnok, ktorý robí všetko, čo potrebujete. Vtedy stačí ten.
- Váš program nemá rozhranie. Začnite pravidelným exportom a zmenu programu prediskutujte s účtovníkom.
- Postup sa u vás ešte mení. Prepojenie postavte až na ustálenom procese, inak ho budete prerábať.
Ako prepojenie vzniká.
- 01
Mapa údajov
Prejdeme, čo sa dnes prepisuje, z akého programu do akého a kto to robí.
- 02
Overenie a písomná ponuka
Overíme, čo váš systém cez rozhranie (API) dovolí, a v ponuke dostanete spôsob napojenia, cenu a termín.
- 03
Nastavenie a výnimky
Prepojenie postavíme pre bežnú objednávku a doplníme pravidlá pre storno, vrátenie a chýbajúce údaje.
- 04
Skúšobné objednávky
Prejdeme objednávky od košíka po potvrdenie a faktúru a doklady dáme skontrolovať vášmu účtovníkovi.
- 05
Spustenie a dohľad
Prepojenie pustíme naostro až po teste a funkčné chyby po odovzdaní 30 dní opravujeme bezplatne.
Na čo sa pýtate pred začiatkom.
Ktoré účtovné programy viete napojiť?
Zoznam podporovaných programov nemáme, lebo rozhoduje, či má váš program rozhranie (API) a čo cez neho dovolí. Napíšte nám, čo používate, a výsledok overenia dostanete v ponuke.
Musíme kvôli prepojeniu meniť program alebo e-shop?
Spravidla nie, prepájame nástroje, ktoré už používate. Zmenu odporučíme len vtedy, keď program nemá rozhranie ani import, a rozhodnutie ostáva na vás a vašom účtovníkovi.
Ako často sa synchronizuje sklad?
Závisí to od toho, čo dovolia vaše systémy. Niektoré pošlú zmenu hneď, iné sa dajú len pravidelne kontrolovať a údaj môže chvíľu meškať. Čo je možné u vás, uvedieme v ponuke.
Čo sa stane, keď prepojenie zlyhá?
Objednávka v e-shope ostane, len sa neprenesie ďalej. Prenos má záznam a pri chybe príde upozornenie, takže sa dá zopakovať alebo doplniť ručne.
Poradíte nám s účtovaním alebo e-faktúrou?
Nie, účtovné a daňové otázky patria vášmu účtovníkovi. My jeho pravidlá prenesieme do prepojenia. Pri e-faktúre si s ním overte, čo sa vás týka a či to váš program zvláda.
Koľko stojí prepojenie e-shopu s účtovníctvom?
Závisí to od počtu systémov, krokov a výnimiek a od toho, či stačí hotový doplnok. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore, doplatok až po odovzdaní. Poplatky za nástroj alebo doplnok platíte priamo poskytovateľovi.
Mohlo by vás zaujímať aj.
Ďalší krok
Napíšte nám, čo dnes prepisujete ručne.
Stačí e-shop, program, v ktorom účtujete, a čo presne sa prepisuje. Povieme vám, či sa prepojenie oplatí, alebo stačí hotový doplnok. Písomná ponuka do 24 hodín po krátkom hovore.
Chcete to prebrať hneď?Rezervujte si bezplatný 30-minútový hovor