Rechnungseingang automatisieren: Die Rechnung landet im Postfach, der Rest läuft fast von selbst.
Den Rechnungseingang automatisieren heißt: Eingehende Rechnungen werden aus dem Postfach geholt, ihre Daten ausgelesen und Ihnen zur Freigabe vorgelegt, Zahlungen werden danach automatisch abgeglichen. Entschieden wird weiterhin von einem Menschen.
- Die Freigabe bleibt bei Ihnen
- Live erst nach Tests mit echten Belegen
- Warnung, wenn ein Schritt fehlschlägt
Belege sortiere ich auch sonntags, ganz ohne Murren.
Statt Versprechen fertige Arbeit.
Projekte, die zu dieser Leistung passen. Jedes können Sie öffnen.
Was künftig von selbst läuft.
Rechnungen aus dem Postfach
Anhänge aus dem Rechnungspostfach werden erkannt, sortiert und an einem festen Ort abgelegt.
Daten auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit werden aus dem Beleg gelesen und in Tabelle oder System übertragen.
Zahlungsabgleich
Kontobewegungen werden über Rechnungsnummer, Betrag und Empfänger der passenden Rechnung zugeordnet.
Freigabe durch die richtige Person
Die zuständige Person bekommt Beleg und ausgelesene Daten und gibt frei oder korrigiert.
Fälligkeiten im Blick
Eine Übersicht zeigt, was offen ist, was bald fällig wird und was überfällig ist.
Belege für den Steuerberater
Belege liegen geordnet dort, wo Ihr Steuerberater sie braucht, ganz ohne Sammeln am Monatsende.
Von der Rechnung bis zur abgeglichenen Zahlung.
Eingang
Rechnungen kommen per E-Mail, oft an verschiedene Adressen. Am einfachsten ist ein gemeinsames Rechnungspostfach, das die Automatisierung regelmäßig abruft.
Auslesen
Aus dem PDF liest ein KI-Assistent Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit. Schlechte Scans bleiben fehleranfällig, darum ist der nächste Schritt Pflicht.
Prüfung und Freigabe
Die zuständige Person sieht Beleg und Daten, gibt frei oder korrigiert. Bleibt die Rechnung liegen, geht eine Erinnerung raus.
Ablage
Der freigegebene Beleg landet im vereinbarten Ordner oder System, wo ihn auch Ihr Steuerberater findet.
Zahlung
Überwiesen wird weiter in Ihrem Onlinebanking. Der Ablauf erinnert an die Fälligkeit, Geld bewegt er nicht selbst.
Abgleich
Neue Kontobewegungen werden eingelesen und der Rechnung zugeordnet. Was nicht passt, kommt auf eine Prüfliste, statt im Kontoauszug unterzugehen.
Automatisch oder weiter von Hand abtippen?
| Automatisierter Rechnungseingang | Abtippen von Hand | |
|---|---|---|
| Daten erfassen | Werden aus dem Beleg gelesen, Sie prüfen nur. | Jede Rechnung wird einzeln abgetippt. |
| Freigabe | Die zuständige Person bekommt den Beleg und eine Erinnerung. | Das PDF wird weitergeleitet und liegt dann in einem fremden Postfach. |
| Fälligkeiten | Die Übersicht zeigt, was offen und fällig ist. | Stehen in einer Tabelle, falls jemand sie gepflegt hat. |
| Zahlungsabgleich | Läuft bei jedem Abruf der Kontobewegungen, nur Abweichungen landen bei Ihnen. | Kontoauszug und Rechnungen werden Zeile für Zeile verglichen. |
| Urlaub oder Krankheit | Die Regeln sind beschrieben, der Ablauf läuft weiter. | Alles wartet, bis die eine Person wieder da ist. |
| Anfangskosten | Einrichtung, Tests und gegebenenfalls eine Gebühr für das Werkzeug. | Keine, Sie zahlen mit Arbeitszeit. |
Das ist ein allgemeiner Vergleich. Bei wenigen Rechnungen im Monat ist Handarbeit völlig in Ordnung und die Einrichtung rechnet sich womöglich nicht.
Nicht jeder Betrieb braucht das.
Es lohnt sich, wenn
- Rechnungen in mehreren Postfächern und bei mehreren Personen landen und niemand den Überblick hat.
- Sie regelmäßig Skonto verpassen oder Mahnungen bekommen, weil eine Rechnung liegen geblieben ist.
- Jemand im Team einen guten Teil der Woche mit Abtippen und Kontoauszügen verbringt.
- Mehrere Personen freigeben müssen und Sie nachvollziehen möchten, wo eine Rechnung gerade steht.
Weniger reicht, wenn
- Sie im Monat nur eine Handvoll Rechnungen bekommen.
- Ihre Buchhaltungssoftware Belege und Kontobewegungen schon selbst zuordnet. Dann nutzen Sie diese Funktion, mehr brauchen Sie nicht.
- Ihr Steuerberater ohnehin alle Belege übernimmt und Ihnen die offenen Posten liefert.
- Die meisten Lieferanten Papierrechnungen schicken und niemand sie scannt. Dann kommt zuerst ein einfacher Scan-Ablauf.
Was wir selbst jeden Tag nutzen.
In unserem internen System, das wir bei Wetrixo täglich selbst nutzen, werden Rechnungen, Anzahlungen und Zahlungen automatisch dem richtigen Kunden und Auftrag zugeordnet, ohne manuelles Abgleichen. Bei jedem Kunden sieht man, was bezahlt ist und was offen, und die Finanzübersicht zeigt offene Zahlungen und Überfälliges.
Das betrifft allerdings Ausgangsrechnungen, das sagen wir offen. Beim Rechnungseingang kommt ein Schritt davor: das Auslesen der Belege durch einen KI-Assistenten, den ein Mensch kontrolliert. Wer nur den Zahlungsabgleich automatisieren möchte, braucht oft kein eigenes System. Vorhandene Programme binden wir an, wenn sie eine Schnittstelle (API) haben. Das prüfen wir vor dem Angebot, eine Liste fertiger Anbindungen versprechen wir nicht.
In vier Schritten zum automatischen Rechnungseingang.
- 01
Einmal zeigen
Sie zeigen uns einmal am Bildschirm, wie eine Rechnung heute vom Postfach bis zur Zahlung läuft.
- 02
Regeln und Werkzeug
Wir halten Regeln und Ausnahmen fest und wählen n8n, Make, Zapier oder eigenen Code, je nachdem, was für Sie zuverlässiger und günstiger im Betrieb ist.
- 03
Test mit echten Belegen
Wir lassen die Automatisierung über echte Rechnungen und Kontobewegungen der letzten Monate laufen und vergleichen das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Zuordnung.
- 04
Echtbetrieb und Überwachung
Live geht sie erst nach dem Test, und jeder Lauf hat ein Protokoll und eine Warnung bei Fehlern.
Was Sie vor dem Start wissen möchten.
Wie zuverlässig liest die Automatisierung Rechnungen aus?
Saubere PDF-Rechnungen funktionieren meist gut, schlechte Scans weniger. Eine feste Trefferquote nennen wir nicht. Darum prüft immer ein Mensch, bevor die Daten weiterlaufen.
Was passiert bei Skonto oder Teilzahlungen?
Passt der Betrag nicht genau, kommt die Zahlung auf die Prüfliste. Wiederkehrende Fälle wie einen festen Skontosatz können wir als Regel hinterlegen. Im Zweifel entscheiden Sie.
Können Sie unsere Buchhaltungssoftware anbinden?
Wenn sie eine Schnittstelle (API) hat, meistens ja, das prüfen wir vor dem Angebot. Ohne Schnittstelle reicht oft ein Export oder ein fester Ablageordner, dann läuft es nur nicht in Echtzeit.
Lassen sich auch E-Rechnungen verarbeiten?
Grundsätzlich ja, denn eine strukturierte Datei ist leichter zu verarbeiten als ein Scan. Ob das für Ihr Format passt, prüfen wir vor dem Angebot. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Wovon hängt der Preis für den Rechnungseingang ab?
Von der Anzahl der Schritte und Anwendungen, von Ausnahmen, Datenmenge und davon, ob Sie nach dem Start Überwachung wünschen. Werkzeuggebühren zahlen Sie direkt an den Anbieter. Den Preis erhalten Sie vorab schriftlich.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit Firmen aus Deutschland oder Österreich?
Online über Google Meet, persönlich treffen wir uns in Bratislava. Gespräche führen wir auf Slowakisch oder Englisch, das sollten Sie vorab wissen.
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Nächster Schritt
Wie viele Rechnungen haben Sie diesen Monat abgetippt?
Schreiben Sie uns, wo Ihre Rechnungen heute ankommen und wer sie prüft. Wir sagen Ihnen, was sich zu automatisieren lohnt, auch wenn am Ende Ihre vorhandene Software reicht. Schriftliches Angebot innerhalb von 24 Stunden nach einem kurzen Gespräch.
Lieber gleich darüber sprechen?Buchen Sie ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch (auf Englisch oder Slowakisch)